Contrato de prestación de servicios SaaS

CONTRATO GENERAL

Empresa que presta el servicio SaaS: Vixiees Tech-Hub, S.L., con CIF B44570174 y domicilio social en C/ Lepant 270, 08013 Barcelona (España) (en adelante, “Vixiees”). El usuario del servicio o servicios (en adelante, el “CLIENTE”) acepta las condiciones detalladas en el presente contrato. El uso del servicio conlleva la aceptación plena de estas condiciones.

1 Ámbito subjetivo

El presente contrato y la plataforma Vixiees están dirigidos exclusivamente a empresas y profesionales. La aplicación no está destinada a consumidores ni a usuarios particulares. El CLIENTE manifiesta contratar en calidad de empresa o profesional a efectos de la normativa aplicable.

2 Licencia de uso y propiedad intelectual

2.1 Vixiees concede al CLIENTE una licencia de uso no exclusiva, intransferible, no sublicenciable y revocable sobre el software Vixiees, limitada a la vigencia del contrato y al uso web a través de las credenciales asignadas.

2.2. Todos los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre el software, la plataforma, la marca, los logotipos, el código fuente, la documentación, las interfaces, los modelos, el know-how y cualquier mejora o desarrollo derivado corresponden en exclusiva a Vixiees o a sus licenciantes. Ningún derecho distinto a la licencia de uso descrita se transfiere al CLIENTE.

2.3. El CLIENTE se obliga a no realizar ingeniería inversa, descompilación, desensamblado, reventa, sublicencia, copia, modificación, cesión ni creación de obras derivadas de la plataforma, salvo que la normativa imperativa así lo permita.

2.4. Los datos, contactos, grabaciones, transcripciones, contenidos y bases de datos que el CLIENTE introduzca o genere mediante el uso de la plataforma son y seguirán siendo propiedad del CLIENTE. Vixiees los tratará únicamente en los términos establecidos en el Anexo 2 (DPA).

2.5. El CLIENTE reconoce que las URL de acceso al producto contratado son propiedad de Vixiees.

3 Protección de datos

3.1 Al ser necesario, para la prestación de los servicios descritos en el presente Contrato, el tratamiento de datos de carácter personal y en cumplimiento de lo establecido en la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, de 5 de diciembre de 2018 (LOPDGDD) y en el Reglamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (RGPD), es preciso celebrar un contrato específico en materia de Protección de Datos donde se formalizará la relación entre el Cliente, como Responsable del Tratamiento, y Vixiees Tech-Hub S.L. como Encargado del Tratamiento.

En este sentido, el tratamiento de datos personales derivado de la prestación del servicio se regirá por el Acuerdo de Encargado de Tratamiento de Datos (DPA) del Anexo 2, que forma parte integrante del presente contrato.

3.2 Igualmente, de conformidad con la citada normativa, los representantes legales de las partes firmantes aceptan el tratamiento de los datos personales recogidos en este Contrato con las finalidades relacionadas con los servicios descritos en el mismo y su gestión contable administrativa. La licitud de este tratamiento tiene la base jurídica recogida en el artículo 6, 1 b) del RGPD por ser el tratamiento necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte.

3.3 Los datos personales se conservarán mientras dure la relación contractual. Una vez finalizada esta relación, sus datos se podrán seguir conservando para dar cumplimiento a cualquier obligación legal aplicable y para hacer frente a eventuales reclamaciones hasta el plazo máximo de prescripción de las acciones que pudieran derivarse de esta relación. Transcurridos los plazos de prescripción, los datos personales serán borrados.

3.4 El CLIENTE podrá ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles), enviando solicitud con asunto “Protección de Datos”, a la dirección de correo electrónico: contact@vixiees.com, desde la misma cuenta que nos facilitó, indicando los datos de contacto.

3.5 En caso de que las partes consideren que sus derechos han sido vulnerados podrán ejercitar el derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

3.6 Se informa que el Delegado de Protección de Datos es: Grupo Datcon Sur S.L.U. C/ Dr. Duarte Acosta 7, 11500, El Puerto de Santa María, Cádiz.

4 Grabaciones de llamadas e Inteligencia Artificial

4.1. La plataforma permite grabar, transcribir y analizar comunicaciones del CLIENTE. Es responsabilidad exclusiva del CLIENTE obtener el consentimiento de los interlocutores para la grabación y el tratamiento de sus datos, así como cumplir con las obligaciones de información derivadas de la normativa aplicable.

4.2. El plazo máximo de conservación de grabaciones y transcripciones en la plataforma es de 6 meses, transcurrido el cual Vixiees procederá a su supresión salvo que el CLIENTE contrate expresamente un plazo superior.

4.3. Vixiees no utiliza los datos, grabaciones, transcripciones ni contenidos del CLIENTE para entrenar modelos de Inteligencia Artificial, ya sean propios o de terceros.

4.4. El CLIENTE se obliga a utilizar las funcionalidades de Inteligencia Artificial de conformidad con la normativa aplicable, en particular el Reglamento (UE) 2024/1689 (Reglamento de Inteligencia Artificial), absteniéndose de realizar un uso fraudulento o de llevar a cabo cualquiera de las prácticas prohibidas por dicho Reglamento.

5 Soporte técnico o consultas

5.1. Vixiees ofrecerá soporte técnico o administrativo/comercial según lo establecido en las webs relacionadas con el producto a contratar.

5.2. El tiempo de respuesta es de máximo 24 horas en casos de incidencias y soporte técnico o funcional, sin considerar sábados, domingos y festivos oficiales de España.

5.3. El servicio se prestará dentro del horario laboral de Vixiees: de lunes a viernes de 9:00 h a 18:00 h (hora España peninsular).

5.4. Los servicios de mantenimiento, actualizaciones y resolución de errores se realizan de forma remota. No incluyen desplazamientos a las instalaciones del CLIENTE.

6 Facturación y pagos

6.1. Todos los precios, tarifas y condiciones económicas aplicables estarán publicados en todo momento en el apartado de precios dentro de la aplicación de Vixiees. Dicha información forma parte integrante del contrato.

6.2. Los precios se publicarán siempre sin impuestos. Los impuestos aplicables (IVA u otros equivalentes) se añadirán en factura en función del país por defecto de la cuenta del CLIENTE.

6.3. El pago tiene carácter mensual. El día del alta se emitirá una factura correspondiente a la parte proporcional de los días restantes del mes; las siguientes facturaciones se emitirán en los cinco (5) primeros días de cada mes. El pago se efectuará mediante transferencia SEPA o tarjeta de crédito/débito.

6.4. Vixiees podrá modificar los precios y condiciones económicas hasta un máximo del 10 % anual, con un preaviso mínimo de 90 días al CLIENTE. Transcurrido dicho plazo sin oposición expresa del CLIENTE, las nuevas condiciones se entenderán aceptadas.

6.5. En caso de devolución, retraso o impago transcurridos 5 días desde la fecha de facturación, Vixiees podrá suspender el servicio hasta la confirmación del pago. En caso de devolución del recibo se cargarán al CLIENTE quince (15) € + IVA adicionales por coste de comisiones bancarias.

6.6. Tras reiterados retrasos o impagos, Vixiees podrá solicitar al CLIENTE una fianza por importe igual a la cuota en vigor.

6.7. Si Vixiees tuviera que cancelar un servicio por impago, no será responsable de los perjuicios que pueda ocasionar al CLIENTE o a sus clientes.

7 Duración y baja del servicio

7.1. La duración del contrato dependerá de las condiciones acordadas en el momento de la contratación y del mantenimiento de los pagos asociados.

7.2. No existe permanencia. El CLIENTE podrá dar de baja el servicio en cualquier momento desde su propia cuenta dentro de la aplicación. No es necesario preaviso por escrito ni solicitud adicional.

7.3. Las cuotas ya facturadas o abonadas no serán objeto de devolución, cualquiera que sea el momento del mes en el que se produzca la baja.

7.4. La baja será efectiva una vez procesada por el sistema y, en todo caso, antes de las 72 horas transcurridas desde su solicitud en la aplicación.

7.5. El CLIENTE tendrá derecho a solicitar copia de sus datos dentro de las 72 horas siguientes a la efectividad de la baja, conforme a lo dispuesto en el DPA (Anexo 2). Vixiees entregará los datos en el formato técnicamente viable, que podrá incluir, entre otros, ficheros CSV, audios y transcripciones. La correcta manipulación posterior de los datos será responsabilidad del CLIENTE.

7.6. En el hipotético caso de que Vixiees cancelara el servicio sin que el CLIENTE haya incumplido alguna de las condiciones aquí descritas, le sería devuelto el importe correspondiente a la parte proporcional del período no consumido.

8 Terminación por incumplimiento

8.1. Cualquiera de las partes podrá resolver el presente contrato por incumplimiento material de la otra, previa notificación por escrito identificando el incumplimiento y concediendo un plazo de 30 días naturales para su subsanación. Transcurrido el plazo sin subsanación, el contrato quedará automáticamente resuelto.

8.2. No obstante lo anterior, los supuestos de impago (cláusula 6) y de uso ilícito o mal uso de la plataforma (cláusulas 9 y 10) se regirán por los mecanismos específicos de suspensión o cancelación inmediata previstos en las cláusulas correspondientes, sin necesidad de plazo de subsanación.

9 Uso aceptable de la plataforma

9.1. El CLIENTE se obliga a utilizar la plataforma únicamente para los fines permitidos en este contrato y con pleno respeto a la legislación aplicable. Queda expresamente prohibido:

• utilizar la plataforma para fines ilegales, fraudulentos o contrarios a la moral y al orden público;

• alojar o transmitir contenidos ilegales, incluyendo pornografía infantil o contenidos con derechos reservados de copia (música, vídeo, software) sin licencia;

• utilizar el servicio para realizar SPAM o envío masivo e indiscriminado de e-mails, SMS o mensajes de WhatsApp;

• realizar ingeniería inversa, descompilación, desensamblado, copia, reventa o creación de obras derivadas;

• ejecutar pruebas de carga, benchmarking, scraping o extracción masiva no autorizada de datos;

• eludir los mecanismos de seguridad o los límites técnicos de la plataforma;

• crear cuentas falsas, compartir credenciales o permitir el acceso a terceros no autorizados;

• subarrendar o ceder el servicio a otros clientes o terceras personas salvo previsión expresa en las condiciones particulares.

10 Suspensión inmediata por mal uso

10.1. Vixiees se reserva el derecho a suspender o cortar el servicio de forma inmediata y sin previo aviso en caso de recibir cualquier denuncia, aviso, requerimiento de autoridad competente o evidencia razonable de mal uso o uso ilícito de la plataforma por parte del CLIENTE.

10.2. La interrupción del servicio podrá producirse con carácter previo a cualquier aclaración. Las explicaciones, reclamaciones y eventual restablecimiento se tramitarán con posterioridad a la suspensión.

10.3. La responsabilidad frente a terceros por el mal uso, los contenidos alojados o las comunicaciones realizadas a través de la plataforma corresponderá íntegramente al CLIENTE, que mantendrá indemne a Vixiees frente a cualquier reclamación, sanción o daño derivado de dicho uso.

11 Garantías y nivel de servicio (SLA)

11.1. Vixiees se responsabilizará del correcto funcionamiento del producto contratado, resolviendo a la mayor brevedad cualquier incidencia derivada del mal funcionamiento del mismo.

11.2. Vixiees garantiza un nivel de disponibilidad mensual de la plataforma del 99 % (uptime), calculado sobre una base mensual natural y excluyendo las ventanas de mantenimiento programadas previamente comunicadas, los supuestos de fuerza mayor y las incidencias imputables a terceros proveedores o al propio CLIENTE.

11.3. Vixiees no se hace responsable del mal funcionamiento del servicio debido a problemas asociados a sus proveedores, ni de las incidencias derivadas de un mal uso del CLIENTE, en cuyo caso podrá facturar los costes correspondientes.

11.4. Vixiees no garantiza la adecuación de los servicios a las necesidades específicas del CLIENTE. Su inadecuación no podrá ser causa de resolución del contrato ni de impago de las cuotas.

11.5. El CLIENTE deberá comunicar cualquier incidencia a contact@vixiees.com o a través de los canales indicados en la web relacionada con el producto suscrito.

11.6. Vixiees realizará copias de seguridad cada 24 horas de las bases de datos de los CLIENTES con las que pueda restablecerse el servicio en caso de incidencia grave. Lo anterior no exonera al CLIENTE de velar por sus propios procesos de respaldo. Las condiciones específicas de retención y restauración se regirán, en lo aplicable, por el DPA.

11.7. El CLIENTE deberá poner todos los medios a su alcance para evitar el acceso de terceros no autorizados y deberá velar por el secreto de las contraseñas, modificándolas ante la menor sospecha.

12 Requisitos técnicos

12.1. La plataforma Vixiees está optimizada para las últimas versiones del navegador Google Chrome. Otros navegadores podrán funcionar, pero Vixiees no garantiza la plena compatibilidad ni la experiencia óptima fuera de dicho entorno.

12.2. El CLIENTE es responsable de disponer de conexión a Internet, hardware y configuración adecuados para el uso del servicio.

13 API para desarrolladores

13.1. Los usos, límites técnicos, cuotas de llamadas y demás términos aplicables a la API de Vixiees se publican en https://developers.vixiees.com y deberán ser consultados allí por el CLIENTE, y forman parte integrante del presente contrato.

14 Certificaciones y seguridad

14.1. Vixiees dispone de la certificación CASA Tier 2 requerida por Google, acreditando la aplicación de controles de seguridad estándar sobre el servicio prestado.

15 Responsabilidades y limitación de responsabilidad

15.1. Vixiees no será responsable de pérdidas de beneficios, lucro cesante, pérdida de datos ni daños indirectos o consecuenciales derivados del uso, funcionamiento o rendimiento del software.

15.2. Sin perjuicio de los derechos imperativos del CLIENTE, la responsabilidad máxima agregada de Vixiees por cualesquiera reclamaciones derivadas o relacionadas con el presente contrato quedará limitada al importe efectivamente abonado por el CLIENTE a Vixiees durante los doce (12) meses inmediatamente anteriores al hecho generador de la responsabilidad.

15.3. Vixiees no será responsable del incumplimiento de sus obligaciones si su ejecución se ha visto impedida, interferida o retrasada por circunstancias que escapen a su control razonable, incluyendo, entre otros, actos de fuerza mayor, actos fortuitos, huelgas, motines, cierres patronales, actos de guerra, epidemias, actos o reglamentaciones oficiales, incendios, fallos de comunicaciones, fallos de suministro eléctrico, rayos, terremotos, inundaciones y catástrofes.

15.4. Vixiees no se hace responsable del mal uso de la plataforma con servicios de terceros (por ejemplo Facebook, WhatsApp u otros) y no se podrá reclamar ningún tipo de indemnización por ello.

15.5. Se entiende por servicio el acceso a la plataforma y el uso de las funcionalidades diseñadas por Vixiees. Cualquier otra funcionalidad relacionada con integraciones de terceros, de las que Vixiees no es propietario, no tiene relación directa con Vixiees, que no se responsabiliza de cualquier problemática derivada de su uso.

16 Modificaciones

16.1. Las condiciones de este contrato podrán ser modificadas por Vixiees, notificándose por los medios que considere necesarios, con 90 días de antelación. Si durante este periodo el CLIENTE no rechaza expresamente la variación, se entenderá que acepta las modificaciones.

17 Cesión del contrato

17.1. El CLIENTE no podrá ceder este contrato, ni total ni parcialmente, a un tercero sin el consentimiento previo y por escrito de Vixiees.

17.2. Vixiees podrá ceder el contrato a cualquier entidad de su grupo o a terceros en el marco de operaciones societarias (fusiones, escisiones, venta de activos, etc.), informando al CLIENTE.

18 Portabilidad de numeración

18.1. A la baja del servicio, el CLIENTE podrá solicitar la portabilidad de los números telefónicos a otro operador. Vixiees no cobrará costes por la salida de números; si en el proceso surgieran costes imputables a terceros (operadores mayoristas u otros), dichos costes serán repercutidos íntegramente al CLIENTE.

19 Contenidos del servidor

19.1. Vixiees no será responsable de los contenidos y datos alojados en la base de datos del servidor virtual proveedor de Vixiees, ya que son propiedad del CLIENTE.

19.2. Se notifica al CLIENTE que el servidor en el que se aloja la información y las aplicaciones web se encuentra en Europa, dentro del territorio de la Unión Europea, aceptando el CLIENTE de forma inequívoca este hecho.

20 Cliente y Usuarios

20.1. Conceptos:

Cliente: cuenta a la cual se asigna la suscripción y sobre la que se generan los usuarios contratados.

Usuario: los distintos usuarios que contiene una cuenta y que acceden al producto contratado.

La configuración mínima es de 1 Cliente / 5 Usuarios.

21 Uso del nombre y logo del CLIENTE

21.1. El CLIENTE autoriza a Vixiees a incluir el nombre y logotipo de su empresa en la lista de clientes de Vixiees y en su sitio web. Si el CLIENTE desea excluirse, podrá comunicarlo en cualquier momento a contact@vixiees.com.

22 Cláusulas supervivientes

22.1. Sobrevivirán a la terminación del presente contrato, por cualquier causa, las cláusulas relativas a propiedad intelectual (cláusula 2) y las obligaciones residuales en materia de tratamiento de datos personales previstas en el Anexo 2 (DPA), así como cualesquiera otras cláusulas que, por su naturaleza, deban mantener su vigencia tras la extinción del contrato.

23 Fuero y ley aplicable

23.1. El presente contrato se rige por la legislación española.

23.2. Ambas partes se someten a los Juzgados y Tribunales de Barcelona (España) para la resolución de cualquier controversia que pudiera surgir, con renuncia expresa a su fuero propio si fuera otro.

24 Orden de prelación

24.1. En caso de contradicción entre los distintos documentos que integran la relación contractual, prevalecerá el siguiente orden:

• 1.º Condiciones Particulares (Anexo 1).

• 2.º Acuerdo de Encargado de Tratamiento de Datos (Anexo 2, DPA).

• 3.º Condiciones Generales del presente contrato.

• 4.º Precios y condiciones publicados dentro de la aplicación.

Notas

El servicio contratado incluye el acceso a las funcionalidades de Vixiees según lo configurado en la aplicación. El resto de funcionalidades (integraciones, llamadas, mensajes, IA, etc.) que supongan un coste adicional no están incluidas en la tarificación fija del servicio y se detallan dentro de la aplicación y, en su caso, en las condiciones particulares.

ANEXO 1 — CONDICIONES PARTICULARES

1 Condiciones económicas

1.1. Todas las condiciones económicas aplicables a los servicios contratados (precio de licencia, packs de llamadas incluidos, tarifas por minuto extra, SMS, WhatsApp, grabaciones, transcripciones, soluciones basadas en Inteligencia Artificial y demás servicios adicionales) se publican y actualizan en el apartado de precios dentro de la aplicación de Vixiees.

1.2. Dichas condiciones económicas forman parte integrante e inseparable del presente contrato y serán las vigentes en el momento del devengo, sin perjuicio de lo previsto en la cláusula 6.4 de las Condiciones Generales respecto al tope anual del 10 % y al preaviso de 90 días.

1.3. Los precios se publicarán sin impuestos. Los impuestos aplicables se añadirán en factura en función del país por defecto de la cuenta del CLIENTE.

2 Definición de Agente Comercial

2.1. El término “Agente Comercial” se aplica exclusivamente a aquellos usuarios que realizan cualquier tipo de comunicación con los contactos registrados en el sistema de Vixiees o hacen uso del sistema de tareas.

2.2. Los usuarios que no realicen comunicaciones directas (Supervisores, personal informático, gerentes u otros perfiles equivalentes) no serán clasificados como Agentes Comerciales y, en consecuencia, no estarán sujetos a la tarifa de licencia correspondiente.

3 Uso de telefonía y servicios derivados

3.1. Los packs de minutos incluidos por licencia, los servicios adicionales (grabación, transcripción, IA, etc.) y los costes por consumo excedente serán los publicados dentro de la aplicación.

3.2. Para el cálculo del minutaje consumido durante el período contractual, Vixiees sumará los minutos totales utilizados por todas las cuentas activas bajo la suscripción del CLIENTE y los dividirá por el número de agentes comerciales activos, con el fin de determinar el promedio de uso por agente.

3.3. La proporción de llamadas entrantes recibidas por el CLIENTE no deberá exceder los 5.000 minutos por cada línea telefónica contratada. El exceso se tarificará conforme a las tarifas publicadas en la aplicación.

3.4. Si el CLIENTE excede la tarificación contratada en los servicios adicionales, Vixiees efectuará cobros adicionales por el uso excesivo. Estos cobros podrán realizarse diariamente, en un plazo máximo de 24 h desde su finalización.

3.5. Vixiees notificará al CLIENTE por correo electrónico antes de que se alcance la totalidad de los minutos incluidos en su paquete, con el fin de permitir, si así lo requiere, optar por un paquete superior.

4 Servicio de SMS y WhatsApp

4.1. Las tarifas de SMS aplicables serán las publicadas en la aplicación. Se entiende por tramo de SMS hasta un máximo de 160 caracteres; los mensajes que excedan esta longitud se tarificarán como tramos adicionales.

4.2. Meta, como entidad propietaria de WhatsApp, es la única responsable de establecer y tarificar los costes asociados a cada ventana de conversación. El CLIENTE puede consultar en todo momento los costes actualizados en la página oficial de Meta-WhatsApp.

4.3. Vixiees actúa únicamente como proveedor tecnológico (Tech Provider) y no asume responsabilidad sobre los costes aplicados por Meta ni sobre sus variaciones.

4.4. El CLIENTE es el único responsable del contenido, destino y finalidad de dichas comunicaciones, así como de garantizar que dispone de una base jurídica adecuada para el tratamiento de los datos personales y para el envío de comunicaciones, ya sea el consentimiento previo, expreso e informado de los destinatarios o cualquier otra base legitimadora admitida por la normativa aplicable.

4.5. El CLIENTE se compromete a cumplir con las obligaciones de información y a habilitar mecanismos de oposición adecuados o baja de la recepción de comunicaciones comerciales y a respetar en todo momento la normativa aplicable en materia de protección de datos y de servicios de la sociedad de la información y comunicaciones electrónicas.

5 Ámbito geográfico y territorio contratado

5.1. Las condiciones económicas y las tarifas se aplican al territorio contratado, entendiéndose por tal el país que el CLIENTE ha decidido en su primera contratación como país por defecto de la cuenta.

5.2. Si el CLIENTE requiere numeración o realizar comunicaciones (llamadas, SMS, WhatsApp) de forma recurrente desde o hacia números de otros países, deberá solicitar a Vixiees la información correspondiente a la tarificación internacional aplicable.

6 Servicios futuros

6.1. Toda condición económica estipulada aplica únicamente a los servicios y productos actualmente ofrecidos por Vixiees. Cualquier producto o servicio nuevo o modificado en el futuro se comunicará y acordará mediante actualización o anexo contractual.

ANEXO 2 — ACUERDO DE ENCARGADO DE TRATAMIENTO DE DATOS (DPA)

El presente Acuerdo de Encargado de Tratamiento de Datos forma parte integrante del Contrato de prestación de servicios SaaS suscrito entre:

• El CLIENTE, en adelante “el Responsable del Tratamiento”, y

• Vixiees Tech-Hub, S.L., en adelante “el Encargado del Tratamiento”.

A efectos del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y de la normativa aplicable:

• El CLIENTE actúa como Responsable del Tratamiento, al determinar los fines y medios del tratamiento de los datos personales alojados en la plataforma.

• Vixiees actúa como Encargado del Tratamiento, tratando dichos datos únicamente por cuenta del Responsable y exclusivamente para la prestación de los servicios contratados.

OBJETO DEL ENCARGO DEL TRATAMIENTO

Mediante las presentes cláusulas se habilita al Encargado del Tratamiento para tratar, por cuenta del Responsable del Tratamiento, los datos personales necesarios para prestar los servicios descritos en el contrato principal y, en su caso, por cuenta de otras empresas del grupo del Responsable a las que también se presten los servicios, detalladas en el Anexo I del presente DPA.

El Responsable se compromete a comunicar al Encargado los datos de aquellos terceros (empresas de su grupo) que utilicen la aplicación bajo la licencia concedida, así como las modificaciones estructurales (fusiones, escisiones, segregaciones) relevantes para la protección de datos. El Responsable asumirá las consecuencias derivadas de la omisión de esta comunicación.

El tratamiento consistirá en el acceso, consulta y, en su caso, modificación de los datos, derivado del uso de la licencia y la prestación de los servicios asociados.

IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN AFECTADA

Se ponen a disposición del Encargado todos los datos personales contenidos en la aplicación, entre los que pueden figurar:

• Datos identificativos de los contactos del Responsable (nombre, apellidos, email, teléfono).

• Datos profesionales (empresa, cargo).

• Comunicaciones, incluidas grabaciones de voz y transcripciones.

• Metadatos derivados del uso de las funcionalidades de IA (resúmenes, etiquetas).

• Datos de los propios usuarios/empleados del Responsable con acceso a la plataforma.

Las categorías de interesados incluyen los contactos comerciales, clientes o leads del Responsable y sus empleados o colaboradores autorizados.

El Responsable declara que los datos a los que acceda el Encargado han sido obtenidos de manera lícita y respetando la normativa de protección de datos.

DURACIÓN

El presente acuerdo tiene una duración igual a la del contrato principal suscrito entre las partes.

Una vez finalizado, el Encargado devolverá al Responsable o transmitirá a otro Encargado que éste designe los datos personales, y suprimirá las copias en su poder. No obstante, podrá mantener bloqueados los datos para atender responsabilidades administrativas o jurisdiccionales.

OBLIGACIONES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

El Encargado y todo su personal se obliga a:

a. Utilizar los datos personales únicamente para la finalidad objeto de este encargo. No podrá emplearlos para fines propios. En particular, el Encargado no utilizará los datos, grabaciones, transcripciones ni contenidos del Responsable para entrenar modelos de Inteligencia Artificial, propios ni de terceros.

b. Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del Responsable. Si el Encargado considera que alguna instrucción infringe el RGPD u otra normativa de protección de datos, informará inmediatamente al Responsable.

c. Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del Responsable (datos de contacto de las partes, categorías de tratamiento, transferencias internacionales, medidas técnicas y organizativas).

d. Implementar las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, cumpliendo con el artículo 32 del RGPD.

e. No comunicar los datos a terceras personas, salvo con autorización expresa del Responsable o en los supuestos legalmente admisibles. No obstante, el Responsable autoriza al Encargado a comunicar los datos a las restantes entidades del grupo societario al que pertenezca el Responsable, garantizando éste la licitud de la cesión y los consentimientos pertinentes.

f. Subcontratar con los proveedores autorizados a los que se refiere la cláusula 8 del presente DPA, quienes observarán las mismas medidas de seguridad. Para subcontratar cualquier otro servicio, el Encargado lo comunicará por escrito al Responsable; si éste no manifiesta oposición en dos días naturales, la subcontratación podrá llevarse a cabo.

El subcontratista, que también tiene la condición de Encargado del Tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el Encargado del Tratamiento y las instrucciones que dicte el responsable. Corresponde al encargado inicial regular la nueva relación, de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad...) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, el encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.

g. Observar el deber de confidencialidad y secreto profesional respecto de los datos a los que tenga acceso, subsistiendo esta obligación tras la finalización del contrato.

h. Garantizar el conocimiento necesario en materia de protección de datos personales del personal autorizado, que se comprometerá por escrito a respetar la confidencialidad.

i. Notificación de violaciones de la seguridad: el Encargado notificará al Responsable, sin dilación indebida, las violaciones de seguridad de los datos personales de las que tenga conocimiento, facilitando, como mínimo, la naturaleza de la violación, los datos de contacto del DPO o punto de contacto, las posibles consecuencias y las medidas adoptadas. No será necesaria la notificación si es improbable que la violación constituya un riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas.

j. Derechos de los interesados: cuando las personas afectadas ejerzan sus derechos ante el Encargado, éste lo comunicará al Responsable de forma inmediata y, en cualquier caso, no más tarde del día laborable siguiente a la recepción de la solicitud.

k. Poner a disposición del Responsable la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, permitiendo inspecciones o auditorías. Las partes acordarán previamente fecha, horario y condiciones, con un preaviso mínimo de 30 días. El coste de medios, tiempo y personal del Encargado para dichas inspecciones se presupuestará de forma independiente, siendo su importe a cargo del Responsable.

l. Auxiliar al Responsable en la implantación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas; restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos de forma rápida en caso de incidente; y verificar y evaluar, de forma regular, la eficacia de las medidas implantadas.

m. Dar apoyo al Responsable en las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda, y en las consultas previas a la Agencia Española de Protección de Datos.

n. Realizar copias de seguridad de las bases de datos del Responsable cada 24 horas, sin perjuicio del deber del Responsable de mantener sus propios procesos de respaldo.

o. Destino de los datos: destruir los datos una vez cumplida la prestación. No obstante, podrá conservar una copia bloqueada mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución.

5 OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

a. Facilitar al Encargado el acceso a los datos para poder prestar el servicio contratado.

b. Aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas y demostrar que el tratamiento es conforme a la legislación vigente.

c. Realizar un análisis de riesgos y, en su caso, una evaluación de impacto sobre los tratamientos a realizar por el Encargado.

d. Velar por el cumplimiento del RGPD durante todo el tratamiento.

e. Supervisar el tratamiento, incluidas las comprobaciones y auditorías necesarias.

f. Garantizar que el Delegado de Protección de Datos, o en su defecto el Responsable de Seguridad, participe de forma adecuada y en tiempo oportuno en todas las cuestiones relacionadas.

g. Obtener el consentimiento de los interlocutores en los supuestos de grabación y transcripción de comunicaciones, e informar a los clientes finales sobre el tratamiento de sus datos personales, incluyendo el uso de tecnología de IA cuando proceda. El Encargado queda exento de cualquier responsabilidad derivada del incumplimiento de estos deberes por parte del Responsable.

h. Disponer de una base jurídica válida en caso de utilizar la plataforma para el envío de comunicaciones comerciales electrónicas (incluyendo entre otros, SMS, mensajería instantánea tipo WhatsApp u otros servicios equivalentes) en aras de garantizar el pleno cumplimiento de la normativa aplicable en materia de protección de datos y de servicios de la sociedad de la información y comunicaciones electrónicas. El Responsable se compromete igualmente, a cumplir con las obligaciones de información a los destinatarios, a facilitar mecanismos para la baja de recepción de comunicaciones comerciales y a poder acreditar, en cualquier momento, el cumplimiento de dichas obligaciones. El Encargado del Tratamiento no será responsable del uso que el Responsable del Tratamiento realice de la plataforma en relación con el envío de comunicaciones electrónicas, ni de las consecuencias derivadas del incumplimiento por parte del Responsable del Tratamiento de la normativa aplicable en esta materia.

**h. **Utilizar las herramientas y soluciones basadas en IA proporcionadas por el Encargado de conformidad con el Reglamento (UE) 2024/1689 (Reglamento de Inteligencia Artificial), absteniéndose de hacer un uso fraudulento o llevar a cabo prácticas prohibidas.

6 CLÁUSULAS GENERALES

a. La no exigencia por cualquiera de las partes de sus derechos no se considerará una renuncia futura a los mismos.

b. La relación jurídica entre las partes en lo relativo a protección de datos se rige por este único Contrato, sustituyendo a cualquier acuerdo anterior sobre el mismo objeto.

c. Ambas partes se obligan a cumplir con las disposiciones normativas vigentes en cada momento en materia de protección de datos personales.

d. El Encargado no será responsable de las consecuencias frente a terceros por seguir las instrucciones del Responsable.

e. Si se demostrara la nulidad de alguna estipulación, el resto no se verá afectado.

f. Este Contrato no constituye sociedad, empresa conjunta, agencia o contrato de trabajo entre las partes.

7 NOTIFICACIONES

a. Cualquier notificación entre las partes se efectuará por escrito y por cualquier medio que certifique la recepción.

b. Cualquier cambio de domicilio deberá notificarse a la otra parte de forma inmediata.

8 SUBENCARGADOS AUTORIZADOS

El Responsable autoriza expresamente al Encargado a subcontratar, como subencargados del tratamiento, a los proveedores que se detallan a continuación. Todos ellos aplican las medidas técnicas y organizativas exigidas por el RGPD y están sujetos a obligaciones contractuales equivalentes a las del Encargado.

Todos los servidores utilizados para el tratamiento se encuentran en la Unión Europea. Cualquier alta o sustitución de subencargado será comunicada al Responsable por los medios habituales con la antelación razonable, pudiendo el Responsable oponerse en el plazo indicado en la cláusula 4.f anterior.

Adicionalmente, el Responsable autoriza al Encargado del Tratamiento a contar con colaboradores externos para la prestación de servicios auxiliares de desarrollo, mantenimiento, soporte técnico u otras funciones necesarias para la correcta ejecución de los servicios contratados.

Dichos colaboradores podrán, en caso necesario, acceder a datos personales por cuenta del Encargado, actuando en todo momento bajo su autoridad y conforme a sus instrucciones, y quedando sujetos a las obligaciones de confidencialidad y a medidas de seguridad equivalentes a las previstas en el presente Acuerdo.

En aquellos casos en los que dichos colaboradores se encuentren fuera del Espacio Económico Europeo, el Encargado del Tratamiento garantiza que el acceso a los datos personales se realiza con sujeción a las garantías adecuadas conforme a la normativa aplicable en materia de protección de datos personales.