Gestión de ausencias o vacaciones de los agentes comerciales

¿Cómo gestiona Vixiees las ausencias o vacaciones de los agentes comerciales?

Cuando un agente o comercial entra en periodo de vacaciones, Vixiees activa un mecanismo automático para mantener el flujo de trabajo sin interrupciones. Las tareas se redistribuyen temporalmente dentro del equipo y se restauran al regreso del agente, garantizando continuidad y eficiencia.

1. Durante las vacaciones: reasignación temporal de tareas

Conversión automática de tareas en transferibles

• Todas las tareas asignadas al agente en vacaciones se marcan como transferibles.

• Esto permite que cualquier miembro del mismo playbook pueda ejecutarlas.

Distribución interna en el equipo

• Las tareas transferibles solo se asignan a agentes que trabajen en los mismos playbooks que el agente ausente.

• Esto garantiza que las tareas sean gestionadas por personas con el contexto adecuado y experiencia relevante.

Flujo de trabajo sostenido

• Cada agente mantiene sus tareas habituales.

• Adicionalmente, recibe parte de la carga del agente ausente, repartida equitativamente.

• Esto asegura que la operación continúe de forma fluida y sin cuellos de botella.

2. Al regreso del agente: restauración del estado original

Reasignación automática de tareas pendientes

• Una vez que el agente vuelve al sistema, Vixiees recupera todas las tareas que originalmente le pertenecían.

• Estas tareas son reorganizadas automáticamente bajo su responsabilidad.

Sin pérdida de contexto

• Las tareas vuelven a estar en el mismo estado operativo que tendrían si no se hubieran reasignado.

• El agente retoma el trabajo sin perder trazabilidad ni historial.

3. Ventajas de este sistema

✅ Continuidad operativa

• Los clientes no notan interrupciones.

• Las tareas críticas se siguen gestionando de forma oportuna durante la ausencia del agente.

Equidad en la carga de trabajo

• Las tareas del agente ausente se reparten solo entre sus compañeros del mismo playbook.

• Esto evita sobrecargar a agentes sin contexto o disponibilidad.

Transiciones sin fricciones

• El sistema automatiza tanto la entrada como el regreso de vacaciones.

• No se requiere intervención manual ni ajustes adicionales.

Conclusión

La gestión de vacaciones en Vixiees está pensada para mantener la productividad, proteger la experiencia del cliente y facilitar la reincorporación de los agentes. El sistema redistribuye y restaura tareas de forma inteligente, permitiendo que los equipos funcionen como una unidad cohesionada, incluso durante periodos de ausencia.

Real-time without state: the trigger trick

Instead of syncing comment history through a big cache layer, we used PostgreSQL triggers to broadcast events:

CREATE OR REPLACE FUNCTION notify_dealroom_comment()
RETURNS trigger AS $$
BEGIN
  PERFORM pg_notify('dealroom_update', row_to_json(NEW)::text);
  RETURN NEW;
END;
$$ LANGUAGE plpgsql;

This let us avoid full polling — and meant that the DB was the source of truth, not some middle-layer buffer.