Salesforce o HubSpot: cómo elegir según cómo trabaja tu equipo

Escrito por Pablo Pascual, cofundador de Vixiees.

Salesforce y HubSpot son CRM que guardan contactos, oportunidades y el historial de cada cuenta. Los dos pueden sostener una buena operación comercial, así que la elección depende menos de la marca que de cómo trabaja tu equipo.

La diferencia entre guardar datos y decidir la siguiente acción suele aparecer tarde. Una empresa elige un CRM, lo implanta y, meses después, sigue sin saber qué hace cada comercial entre una llamada y otra ni por qué un lead lleva semanas sin tocarse. El dato existe, pero nadie lo convierte en una tarea.

Este artículo propone un criterio para elegir sin entrar en un duelo de funciones ni de precios. Compara lo que documentan ambos fabricantes sobre administración, etapas, tareas, secuencias, colas e integraciones, y después describe qué puede añadir una capa de ejecución comercial junto al CRM que ya tienes. Para verlo en un caso real, empieza por el vídeo de Mundimoto.

Claves del artículo - Salesforce y HubSpot son CRM que guardan datos comerciales. Que el equipo siga el proceso depende de cómo se configure el sistema y de si lo usa a diario. - Antes de elegir, decide quién administra el CRM, quién lo usa a diario y qué decisión necesita el director cada semana. - Los huecos que conviene revisar primero suelen ser la siguiente tarea de cada comercial, el seguimiento de los leads sin respuesta y la visibilidad diaria del equipo. - Salesforce Sales Cloud y HubSpot Sales Hub documentan de forma distinta quién administra el sistema y cómo se montan tareas y avisos sin código. - Una capa de ejecución comercial puede funcionar encima o junto al CRM que ya tienes. No busca sustituirlo. - Si el problema es el control del proceso, revisa el proceso antes de cambiar de herramienta.

Míralo en vídeo: Míralo en vídeo: Mundimoto y su CRM

Qué registra un CRM

Un CRM es el lugar donde la empresa guarda su información comercial: cuentas, contactos, oportunidades, presupuestos y el historial de cada conversación registrada. Salesforce y HubSpot cumplen esa función con enfoques distintos.

Un CRM guarda lo que ha pasado y avisa de ello cuando se configura para hacerlo, por ejemplo si un lead lleva varios días sin actividad.

Sin trabajo adicional, el CRM tiende a funcionar como archivo de lo ocurrido: la información es real, pero llega tarde para la llamada que el comercial hace en ese momento.

Qué necesita la ejecución diaria

Hazte estas tres preguntas antes de decidir. Si el sistema no puede responderlas sin trabajo manual, el hueco está en la ejecución y no en el registro.

Qué hace cada comercial en el día. Un CRM registra las llamadas hechas, pero no siempre muestra la agenda real de la mañana: qué leads estaban previstos, cuáles se han saltado y cuáles han quedado a medias.

A quién llama después. El seguimiento depende de una decisión que el comercial toma en el momento: a quién llamar ahora y a quién dejar para más tarde. Si esa decisión no queda convertida en una tarea concreta, cada persona la resuelve a su manera. Dos personas acaban llamando al mismo lead, o nadie lo llama.

Por qué no contesta. Cuando un lead no responde, el sistema guarda la fecha del último intento, pero puede no guardar el motivo ni el siguiente intento previsto. Sin ese contexto, el director no sabe si el problema es el momento, el mensaje o el canal.

Ninguno de estos huecos es un fallo de Salesforce ni de HubSpot. Un registro guarda hechos, mientras que la ejecución diaria exige decisiones repetidas que se toman fuera de sus campos. Lo que cambia es el tipo de trabajo que se le pide a cada herramienta.

Salesforce frente a HubSpot: cinco criterios para decidir

La tabla compara lo que cada herramienta documenta para el comercial y para quien la administra. Solo entran filas con datos verificados en ambos lados, y cada celda enlaza su fuente. Ninguna fila señala un ganador.

En esta revisión, solo HubSpot tiene datos verificados para la configuración de etapas y las colas de trabajo, así que esas dos filas no entran en la tabla. HubSpot documenta que cada pipeline asigna una probabilidad a cada etapa, y que las reglas de pipeline pueden limitar la creación en ciertas etapas o impedir saltarse o retroceder. Esas reglas requieren Super Admin y Professional o Enterprise. Cualquier comercial disponible puede tomar y completar tareas de una cola.

Salesforce Sales Cloud encaja cuando la empresa puede dedicar a alguien a administrar el CRM y busca conectar aplicaciones de su catálogo. HubSpot Sales Hub encaja cuando la empresa puede asignar a quien administra el permiso para editar pipelines y propiedades, y quiere tareas, colas y secuencias en el mismo sistema.

El peso de cada criterio cambia con quién administra el CRM. Con un equipo propio de operaciones comerciales, pesan más la estructura de datos y las integraciones. En una pyme sin ese equipo, pesan más que el CRM sea fácil de usar a diario y que el proceso esté escrito antes de montar nada.

Si la empresa ya tiene un registro que funciona, cambiarlo puede no ser la prioridad. Antes de mover datos, conviene revisar cómo se implanta un cambio de proceso sin romper la operación, algo que cubre el artículo sobre cómo implementar un cambio de proceso comercial.

Cuando varias personas trabajan sobre la misma cartera, el reparto de leads es un caso habitual. El artículo sobre leads duplicados entre comerciales explica cómo se reparten sin que dos personas llamen al mismo lead.

Antes de decidir, reúne a quienes van a usar la herramienta. Pide a un comercial que describa cómo sabe qué llamar hoy y compara su respuesta con lo que el CRM muestra en pantalla. La distancia entre ambas cosas marca el trabajo de ejecución que el CRM no resuelve solo.

Qué cuenta Mundimoto sobre los CRM que probó

Pepe Talavera, CEO y fundador de Mundimoto, cuenta en su vídeo de caso que la empresa probó varios CRM. Así describe el problema:

"Hemos probado todos los CRM, hemos estado con [HubSpot], con Salesforce, pero nunca teníamos el control sobre los comerciales, sobre el proceso que ellos hacían para vender."

Esta cita recoge su experiencia personal, no una comparación técnica. Apunta a un problema de control sobre el proceso de venta, más que de almacenamiento de datos.

Más adelante, en el mismo vídeo, Talavera describe el cambio que hicieron en su equipo:

"Hemos sacado Salesforce y hemos metido [a los comerciales que tenemos], full Vixiees. Y eso fue un antes y un después para nosotros, que ahora sabemos qué hace cada comercial."

En ese cambio, la herramienta de ejecución pasó a ser la de trabajo diario de los comerciales y Salesforce dejó de usarse en esa parte. El vídeo no detalla qué pasó con el registro.

Usa este testimonio con cuidado: es un caso contado por su CEO y no garantiza el mismo resultado en otra empresa. Lo útil del caso es la pregunta que plantea: qué hace cada persona del equipo y si la empresa lo sabe. Para ver cómo se ordena ese trabajo día a día, lee el artículo sobre organización diaria del equipo de ventas.

Qué hace una capa de ejecución comercial

Una capa de ejecución comercial trabaja encima o junto al CRM que ya tiene la empresa. No sustituye el registro: ordena lo que el equipo hace cada día con sus leads y da visibilidad a quien dirige. Vixiees es software de este tipo, y no pretende sustituir a Salesforce ni a HubSpot.

La integración con el CRM sigue siendo la base. Los datos de cliente, el histórico y la facturación pueden seguir donde están. Para el enfoque completo, lee el artículo sobre una capa de ejecución comercial sin cambiar de CRM.

Qué hace Vixiees en cada paso

Vixiees no es un CRM. Se usa junto al que ya tenga la empresa, sobre la operación actual, sin migración ni segundo CRM. Sigue el proceso de venta que la empresa define, con sus pasos y su cadencia.

Asigna los leads de forma automática y deja a cada comercial con su siguiente tarea, para que sepa a quién llamar sin reconstruirlo de memoria. Fuera de horario, agentes de IA atienden por WhatsApp los leads que llegan y agendan reuniones.

Además, Vixiees ofrece insights de llamadas, coaching en vivo y un tablero en tiempo real con la actividad de cada comercial.

En el caso de Mundimoto, Talavera cuenta que el equipo pasó a trabajar a diario con Vixiees y ahora sabe qué hace cada comercial. Antes de cambiar de CRM, la pregunta útil es si tu empresa puede ver ese mismo trabajo con la herramienta que ya tiene.

Antes de cambiar de herramienta, revisa tu proceso comercial

Si el hueco está en la ejecución y no en el registro, revisa el proceso antes de elegir CRM. Si quieres ver qué tareas dependen hoy de la memoria de cada comercial, puedes diagnosticar tu proceso comercial. Con el proceso escrito, la comparación entre CRM tiene una referencia concreta contra la que medirse.