Cómo una insurtech de 20 agentes eliminó la estacionalidad y multiplicó sus llamadas activas sin contratar a nadie más.
Cleverea es una insurtech española que vende seguros 100% online a través de 20 agentes comerciales, que reciben miles de leads al mes desde comparadores y campañas propias. Trabajaban con HubSpot como CRM y Aircall para las llamadas, pero ningún sistema obligaba a los agentes a seguir el proceso que la compañía había diseñado. Cada uno decidía a qué lead llamar y cuándo. El resultado eran deals duplicados, productos de alto margen ignorados y una conversión que subía y bajaba según la época del año. Esto es lo que cambió al implementar Vixiees encima de su stack existente.
Por qué Cleverea perdía conversión pese a tener HubSpot y Aircall
Sobre el papel, Cleverea tenía el stack que cualquier insurtech necesita. En la práctica, ningún sistema obligaba a los agentes a ejecutar el proceso ya definido.
“Antes dependía totalmente de lo que decidiera el comercial.”
Cada agente priorizaba a su criterio, y eso tenía consecuencias medibles:
0% de cumplimiento de las políticas de seguimiento definidas por la compañía.
Entre 5 y 7 deals duplicados por cliente, porque los mismos leads llegaban desde varios comparadores y distintos agentes trabajaban el mismo contacto sin saberlo.
Los productos de alto margen se ignoraban de forma sistemática, porque los agentes cerraban lo más rápido de vender, no lo más rentable.
El tiempo de respuesta al primer contacto no estaba controlado, algo crítico en un sector donde la velocidad de respuesta decide la venta.
Los propios agentes lo confirmaban en el día a día: siempre preferían atender un lead nuevo antes que hacer un reintento sobre uno que ya llevaba unos días en el pipeline.
La solución: una pantalla que decide por el agente, no otro CRM
Cleverea no quería sustituir HubSpot. Necesitaba que algo obligara a los agentes a seguir el proceso ya definido, así que mantuvieron HubSpot como base de datos y convirtieron Vixiees en la pantalla única del agente durante su turno.
El despliegue se diseñó sobre tres requisitos no negociables:
Marcación automática, tanto para leads entrantes como para campañas outbound.
Políticas de seguimiento diferenciadas según la fuente del lead, porque un lead de comparador exige una respuesta inmediata y uno de campaña propia no.
Priorización automática por valor económico, para que Vixiees, no el agente, decida qué se trabaja primero.
El rollout se hizo sin big bang: piloto con 2 a 3 agentes en las dos primeras semanas, comparación de métricas frente al proceso anterior en las semanas 3 y 4, y rollout completo al resto del equipo entre la semana 5 y la 8.
Resultado: conversión al alza y estacionalidad fuera del mapa
En los dos primeros meses tras la implementación:
+20% de conversión global.
100% de conversión en productos prioritarios, frente a la conversión selectiva de antes.
Eliminación total de la estacionalidad en ventas y productividad.
+45% de llamadas realizadas por el mismo equipo, sin ampliar plantilla.
En el día a día del agente, el cambio se tradujo en pasar de dos plataformas a una sola interfaz, eliminar la gestión manual de reintentos y automatizar por completo la priorización de leads.
“Con Vixiees se convierte lo que yo quiero que se convierta.”
Lo que estaba en juego: el impacto económico de no resolverlo
Antes de decidirse, Cleverea proyectó qué pasaría si el problema seguía sin resolverse. La lista no era prometedora: los problemas operativos volverían en cuanto se relajara el control manual, harían falta más agentes solo para sostener el mismo volumen de llamadas, y las ventas seguirían concentradas en los productos de margen bajo, porque son los que un comercial cierra sin esfuerzo. El resultado, según su propia proyección, era un retorno negativo sobre cada lead prioritario que no llegaba a trabajarse a tiempo.
Con el sistema implementado, la lógica se invierte: cada lead se trabaja según su valor económico, no según lo que le apetezca al agente ese día. Eso maximiza el retorno por lead, concentra la conversión en los productos más rentables y permite escalar el volumen de ventas sin ampliar la plantilla.
“Sería un dolor de cabeza importante si Vixiees desapareciera.”
Factores clave de éxito
Abordar el problema de forma sistemática, no con parches puntuales.
Implementación gradual, empezando con early adopters dentro del equipo.
Integración con el stack ya existente, sin obligar a cambiar de CRM.
Métricas claras desde el primer día, para poder comparar antes y después.
Cierre
Cleverea demostró que el problema nunca fue el CRM. HubSpot y Aircall seguían siendo las herramientas correctas; lo que faltaba era una capa que obligara a los agentes a ejecutar el proceso que la compañía ya había definido. Con Vixiees encima de su stack, la insurtech consiguió un 20% más de conversión global, eliminó la estacionalidad y mejoró el mix de productos vendidos sin ampliar su equipo de 20 agentes.
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