CapMédica pensaba que su problema era el marketing. Era la conversión.
Cómo CapMédica, la clínica de trasplante capilar más grande de Canarias, pasó de 2 a 4 cirugías diarias y eliminó la temporada baja, sin necesitar más leads.
×2 cirugías/día · 62% de conversión a visita · ~80% de leads contactados
Datos declarados por CapMédica. Periodo: marzo a octubre de 2025.
El antes
Ana García del Río llegó al sector sanitario desde el mundo hotelero, hiperdigitalizado y conectado por API. Se encontró con lo contrario: un sistema obsoleto (Offimedic), Excels manuales y los WhatsApp personales de cada comercial.
“La sangre me salía de la retina. El CRM que tenía era una mierda.”
Los leads, que en la clínica ni se llamaban leads, se atendían a fuerza de voluntad: quien tenía un hueco ese día miraba las redes y llamaba, o no. Sin cadencias, sin seguimiento, dos o tres llamadas como mucho. En el Excel de reparto saltaban los duplicados y las peleas: “Johnny me ha quitado uno.” La conversión de lead a visita se quedaba entre el 37% y el 47% según el mes.
Y el diagnóstico interno estaba equivocado: creían que faltaba marketing, que no llegaban pacientes nuevos. El problema real era que perdían a los que ya tenían.
El cambio
A las dos de la madrugada, sin dormir, Ana vio un vídeo que decía que “el CRM ha muerto”. Escribió. A las nueve la llamó Alex. Lo que la enganchó no fue solo el sistema, sino el criterio comercial: cuando contó que llamaban dos o tres veces a cada lead, la respuesta fue clara.
“¿Cuántas veces lo llamas?” “Dos, dos o tres.” “Fatal. Los mínimos, cinco.”
En pocas semanas montaron el proceso. Hicieron roleplays, dibujaron en Miro el árbol de decisión, no el proceso que tenían, sino el que debía ser, y lo configuraron en Vixiees: dos playbooks (uno de cita y otro de venta, hasta el día de la cirugía), hasta 9 intentos obligatorios de contacto por lead, y reparto uno a uno, sin duplicados. Todo el equipo trabajando desde una sola pantalla, con el siguiente paso siempre definido. Y una regla que alineó a todos: quien diera mejores resultados, recibiría más leads.
“El equipo se ordenó y desaparecieron las rencillas absurdas.”
Los resultados
Antes | Después | |
|---|---|---|
Asignación de leads | A fuerza de voluntad, con duplicados y peleas | Reparto uno a uno, sin conflictos |
Intentos de contacto | 2 a 3 llamadas máximo | Hasta 9 intentos obligatorios |
Leads contactados | La mayoría se perdía | ~80% |
Conversión a visita | 37% a 47% según el mes | 62% |
Cirugías diarias | 2 | 4 |
Estacionalidad | Temporada alta y baja muy marcadas | Sin temporada baja |
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“Solo con el primer playbook ya la habíamos petado. Pasé de dos cirugías al día a cuatro.”
No hizo falta cambiar el marketing ni traer más leads. CapMédica dejó de perder los que ya pagaba, y eso bastó para llenar los cuatro quirófanos y borrar la temporada baja del calendario.
“Desde que tengo Vixiees no tengo temporada baja.”
En una frase
“Soy superfan. Me voy a tatuar Vixiees.”, Ana García del Río, Gerente, CapMédica
¿Cuántos leads que ya pagaste se están perdiendo sin seguimiento? Agenda una Reunión Estratégica con el equipo de Vixiees.
