Introducción
Aroma Cafetero es una empresa colombiana con ocho años de trayectoria y más de 15.000 máquinas de café instaladas en organizaciones. Su operación comercial se apoya en 20 asesores repartidos en dos líneas de negocio. Antes de Vixiees, cada asesor llevaba su gestión en su propio WhatsApp y su propio Excel: no había un sistema central ni forma de saber, más allá de lo que cada persona contara, qué estaba pasando con cada cliente.
El problema real: pedir el móvil para saber qué estaba pasando
Yuly Paulin Moná, Directora Comercial, conocía a cada asesor por nombre. Lo que no podía conocer era lo que ocurría en cada conversación. Para auditar la gestión de alguien, la única solución era física.
Para saber cómo un asesor estaba atendiendo al cliente, me tocaba decirle: préstame tu celular para revisar tus interacciones. O sea, literal, era así.
A las 2 de la tarde, un asesor podía decir que ya había gestionado a todos sus clientes. No había forma de verificarlo. La gestión dependía del criterio de cada persona, no de un sistema.
Cómo Aroma Cafetero digitalizó el proceso que ya tenía
Yuly encontró Vixiees a través de una pauta, agendó una sesión y reconoció de inmediato lo que necesitaban.
Lo que ofrecía precisamente resolvía nuestros dolores.
No rediseñaron el proceso comercial: usaron Vixiees para digitalizar el que ya tenían, y la curva de adopción fue corta. El equipo siguió vendiendo igual. Lo que cambió fue que, por primera vez, alguien podía ver cómo lo hacía cada asesor.
De adivinar a medir: los resultados
Indicador | Antes | Después |
|---|---|---|
Seguimiento | WhatsApp individual + Excel por asesor | Conversaciones centralizadas en Vixiees |
Visibilidad | Cero, auditar requería pedir el celular | Trazabilidad total en tiempo real |
Conversión | Tasa muy baja, sin benchmark | ×4 en tasa de cierre |
Crecimiento | Dependiente del volumen de leads | +18% como compañía, con menos leads |
Veníamos de una tasa de conversión muy baja. Ya la logramos multiplicar por 4. Hoy necesitamos menos leads para llegar al número. Eso me dice que somos más eficientes.
Impacto económico
El cambio se nota en dos sitios a la vez: en la tasa de cierre y en la eficiencia del equipo. Aroma Cafetero multiplicó por 4 su conversión y, como compañía, creció un 18% anual con menos leads que antes, no con más inversión en captación. Con 20 asesores repartidos en dos líneas de negocio, tener el 100% de las conversaciones centralizadas en Vixiees significa que ningún cliente se pierde por depender de la memoria o el criterio de una persona concreta. Antes, verificar la gestión de un asesor pasaba por pedirle el móvil; ahora esa visibilidad es continua y no depende de que nadie preste nada. Para una empresa con ocho años en el mercado y más de 15.000 máquinas instaladas, ese salto de trazabilidad es lo que convierte una operación comercial consolidada en una operación medible.
Factores clave de éxito
Digitalización del proceso ya existente, sin rediseñarlo desde cero.
Conversaciones centralizadas al 100% en un solo sistema, sin depender del móvil de cada asesor.
Gestión estandarizada y medible, en lugar de dejada al criterio individual.
Visibilidad total sobre 20 asesores y dos líneas de negocio desde un solo lugar.
Crecimiento sostenido con menos leads, por mayor eficiencia del equipo.
Cierre
Aroma Cafetero no tenía un problema de leads. Tenía un problema de visibilidad. Hoy, el seguimiento no depende de la memoria ni de la honestidad de cada vendedor: depende del sistema. Ningún cliente se olvida.
En una frase
Ya no tenemos que adivinar. En Vixiees está. Disminuyó el indicador de la adivinación.
¿Sabes exactamente qué conversaciones está teniendo tu equipo hoy?
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