Caetano Mobility no tenía un problema de proceso. Tenía un problema de ejecución.
Cómo Caetano Mobility, la marca de renting flexible del Grupo Caetano, pasó de un CRM donde cada vendedor decidía qué hacer a un proceso comercial industrializado, con vendedores que hoy firman el doble de contratos.
15 → 30 contratos por vendedor · 0 clientes sin contactar · Implantación en menos de un mes
Datos declarados por Caetano Mobility. Periodo: 2025–2026.
El antes
Caetano Mobility nació con la libertad de una startup para definir sus procesos desde cero, pero heredó el CRM del grupo, Zoho. Y con él, los mismos problemas que el grupo ya conocía en sus concesionarios.
Los vendedores trabajaban con listas de leads y tareas sin ningún orden de prioridad: cada uno decidía a quién llamar y cuándo. Una tarea se podía marcar como completada sin dejar rastro de que se hubiera hecho la llamada o enviado el WhatsApp. Las llamadas y los mensajes que entraban por teléfono ni siquiera se registraban como clientes. Y el director de operaciones dedicaba buena parte de su tiempo a conseguir que el equipo siguiera el proceso.
La señal más clara llegaba por email.
“Yo empecé buscando un sistema que se complementara con mi CRM, porque estaba harto de recibir correos electrónicos de clientes de ‘oye, pedí información y nadie me ha llamado’. Yo cada vez que recibía esto sufría. Sufría por el cliente y sufría por el negocio.”
El cambio
Ricardo buscaba una solución que su equipo pudiera implantar de forma autónoma, sin consultoras ni proyectos largos. Con Vixiees, Caetano Mobility estaba funcionando en menos de un mes. El equipo de Vixiees ayudó con los números de teléfono y la cuenta de WhatsApp, y a partir de ahí Caetano Mobility configuró sus propios playbooks: etapas, tareas de seguimiento, llamadas obligatorias, número de reintentos y reglas de asignación de leads por territorio o por habilidades.
Vixiees no sustituye a Zoho: se integra con él. Todo lo que ocurre en Vixiees se sincroniza con el CRM, de modo que marketing sigue trabajando sus campañas sobre una visión 360 del cliente, mientras la gestión comercial se ejecuta en Vixiees.
El enfoque es el mismo que el grupo aplica en sus talleres bajo la metodología Kaizen de mejora continua.
“Nosotros lo que hemos hecho con Vixiees es justamente eso: hemos industrializado el proceso comercial, que nos permite escalarlo y tener una facilidad de poder incorporar personas nuevas en el equipo y que cada uno sepa cuál es su función y qué es lo que tiene que hacer.”
Con Vixiees, todos los vendedores siguen el mismo proceso, y las mejoras se aplican a todo el equipo a la vez. Por ejemplo, Caetano Mobility subió de 5 a 10 los intentos de llamada por lead.
“Lo que vemos es que la diferencia de la tasa de conversión de llamar a un cliente cinco a llamarle diez veces es superior.”
Los resultados
Hoy ningún cliente se queda sin llamar. Además, Vixiees reveló que antes la conversión no se medía bien, porque las llamadas, los WhatsApps y los emails que no pasaban por el CRM no se contaban. Por eso Caetano Mobility mide hoy los contratos por vendedor.
Antes | Después | |
|---|---|---|
Contratos por vendedor | 15 | Hasta 30 |
Orden del día | Cada vendedor elegía de una lista | Botón “próxima tarea” con las prioridades del playbook |
Evidencia de la actividad | Tareas cerradas sin rastro | Cada llamada, WhatsApp e intento queda registrado |
Clientes por teléfono y WhatsApp | No se registraban | Todo contacto entra como lead |
Director comercial | Persiguiendo que se hicieran las llamadas | Analiza todas las llamadas del mes con IA y crea planes de acción por vendedor |
Equipo de riesgo | Documentación por email | Tareas en Vixiees con tiempos de ejecución |
“Yo os puedo decir, y esto es verdad, que yo hace mucho tiempo que no recibo un correo electrónico o una reseña de un cliente quejándose de que no lo hayamos contactado.”
El siguiente paso es Portugal. Caetano Mobility prevé replicar su proceso comercial duplicando el playbook de España, sin montar un sistema nuevo.
“En una semana vamos a tener el mismo proceso comercial que tenemos en España replicado para Portugal.”
En una frase
“Si fuese de mi competencia, te diría que no lo prueben. Eso lo tengo clarísimo.”
— Ricardo Ruiz de Adana, Director de Marketing, Grupo Caetano
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